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デジタル資産整理、アカウントの断捨離を記憶に頼らず効果的に進める2つの方法

大切なのはわかっていても誰もがメチャクチャなまま放置している「オンラインサービスのアカウント情報」。大切なデジタル遺品やデジタル遺産のアカウントは、デジタル終活の機会にさっぱりと断捨離して整理したいけど、どこから手を付けて良いのか途方に暮れてしまいます。
楽で合理的なおすすめの方法をご紹介します。

きちんと「アカウントの整理」をやってますか?

きちょうめんな人も、なぜかやっていないアカウントの整理

「私は自分が入会しているオンラインサービスのアカウントはちゃんと管理しています」
と自信を持って言い切れる方は少ないと思います。

デジタル遺産もデジタル遺品も、ほとんどのデジタル資産はオンラインサービスのアカウントと密接に紐づけられています。
自分が「どんなアカウントを持っているか」「どこにどのように保管しているか」をきちんと把握しておくことは、決して「デジタル終活」ためだけではなく、日常生活の中でデジタルを使う時には最も重要の作業のはずです。

しかし私を含めて過去アカウント管理をこまめにきちんと実行してきた方は極めて少ないのが実態でしょう。

アカウント管理の大切さやルールは確立されておらず、教育もされていない

しかたないのです。なにしろインターネットのサービスが充実してきたのは、2000年代以降この10数年のことです。

当初はセキュリティーなんかほとんど問題にされず、とにかく「便利だ」「生活が変わる」と気楽に思いつくまま使ってきました。
今はサービスを作る側も使う側も、「すごいサービスがあるんだ」と普及する段階がようやく落ち着き少し立ち止まって使い方やルールを考えはじめた頃だと言えるでしょう。

進歩には必ず影の部分がつきまといます。
今は「インターネットの影」について、ようやく気がつき始めた段階ですから、まだアカウント整理整頓の方法もが定まっておらず、教育もされていません。
トラブルが起きてはじめて、対策が追いかけているのが、率直な現状です。

仕事でより大切なデータを取り扱う企業内ですら、アカウント管理の重要性が取り上げられて教育されるようになったのは、機密情報の流失が次々に明らかになったこの数年のことです。
しかし残念ながら今のところ「人の行動パターンを無視して、ルールでしばって強要する」ような管理手法で、とても面倒で現実的ではありません。

その結果として

「またID,パスワードが分からなくなった」

面倒だから誕生日のような簡単なパスワードを使い回しておこう

といった取扱をしてしまう現実については、誰でも思い当たる節がおありでしょう。

アカウントをきちんと管理して、デジタルを安心して使える生活を実現しよう!

しかし、デジタルへの依存が高まり、生活の重要なものをデジタルに預けるようになった現代、「鍵をかけないで外出する」ような危ないアカウント管理が許されるはずはありません。

毎日の報道されるデジタルが関わった事件のように、ずさんな管理の結果とんでもないトラブルや損害をこうむる人が増えています。そろそろ本格的に整理して安全に管理する時代がやってきました。

改めて「デジタル終活の定義」です。

「身の回りのデジタル資産を整理し、安全にデジタルが使えるよう整備する。さらに万一の際に大切な人に確実に継承できるよう準備すること」

必ずしもデジタル終活のためだけでなく、これからの生活の安心のためにも、デジタル遺品やデジタル遺産を預けているオンラインサービスのアカウントを総整理して不要な物は断捨離、使う物はしっかり安全性を確保しましょう。

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デジタルを守るイメージ

今まで作ったアカウントの棚卸と断捨離をしよう

放置してきたアカウントはまず棚卸し

最初に取りかかるのはアカウントの棚卸しです。棚卸とは「企業や商店が決算や損益計算のため、手持ちの商品・原材料・製品などの種類・数量などを調査し、価格を再評価する」ことです。仕入れた商品が何が売れて売れ残っているのかを明らかにしないと商売がうまくいくはずありません。

これにならって、今まで作ったオンラインサービスのアカウントをできる限り見つけて内容を確認し、「要不要」や「重要度」を整理しましょう。

もちろんこれは大変な作業ですが、一度やってしまって、それ以降アカウント作成や保存方法を自分なりにルール化すれば、その後はすっきりと楽に、安心してアカウントを使うことができます。

実はこれが「デジタル終活」の基本そのものです。

 

アカウントを書き出しアカウント管理台帳を作ろう。

アカウントを一覧できる台帳を作りましょう
手帳やPCの中にさりげなく記入してあるアカウント情報を、とにかく書き出して一覧表を作りましょう。パスワードが不明な場合はIDだけで構いません。

管理票は複雑なものは必要ありません。手書きでもPCを使っても構いませんが、後の作業を考えると、PCで作った方が少し楽だと思います。

管理表の例(ダウンロードできます)

簡単なものですが、見本としてアカウント管理票を用意しました。下のリンクからダウンロードできます。
一例として参考になさってください。

アカウント管理票(Excel形式)へのリンク

アカウント管理表(PDF形式)へのリンク

 

アカウントの集め方

アカウント情報をどうやって集めるか

皆さんはこれまでどうやってアカウントを管理していましたか?

「Excelの表で一覧作っている」

「いつも持ち歩く手帳のメモ欄にさりげなく書いてる」

「フセンに書いてPCにはってる」

「実はスマホメールの下書きの中に一覧メモを隠している」

などの方法が普通だと思います。

これらのアカウントを面倒でも一度一覧に書き出していくのですが、「それもやっていない」「自信が無い」という方は、記憶で書き出すだけでなく「ブラウザーから抜き出す」「スマホやPCのメールを検索する」という方法をお試しください。

 

集め方その1~アカウント情報はブラウザーから抜き出すのが簡単便利

Google ChromeInternet ExploreEdgeなど、いつも使っているブラウザーにはパスワード管理機能がついています。普段から使っている方も多いでしょう。

このブラウザーが記憶しているアカウントの一覧は「閲覧」できたり、Chromeの場合は「エクスポート(=ファイル出力)」できるのはご存知ですか?
エクスポートできたCSVファイルはExcelなどに読み込むと基本的なアカウント管理台帳が楽に完成します。

エクスポートできないでも、アカウントはIDだけ分かれば大丈夫です。

細かいことは気にせずに、まずはどんどん転記して、アカウント管理台帳にリスト化しましょう。

「Googleクローム」からアカウント情報を抜き出す方法

「マイクロソフト社 Internet ExploreまたはEdge」のパスワードを閲覧する方法

集め方その2~メールから「アカウント登録情報」を検索してみよう

ほとんどのオンラインサービスはメールアドレスの登録が必須となっていますのでアカウント登録時には、まず間違いなくメールアドレスに登録完了メールが飛んできているはずです。
メールを検索することで登録したオンラインサービスを見つけることができます。ブラウザーから抜き出すよりこちらの方が早い方もいらっしゃると思います。

登録情報を検索する単語の例
「登録完了」
「登録ありがとうございます」
「ご登録のご案内」
「登録をうけたまわりました」
「ご登録のご案内」
「登録手続きが完了」
「ご登録の完了」   等など

上の単語でメール検索してみると、登録したことも忘れてしまったようなオンラインサービスがたくさん出てくるはずです。

しかし忘れてしまったオンラインサービスが実は恐いんです。その中には実は大切な個人情報が残されています更には使いまわししていたIDやパスワードが放置されている場合もあり、万一流出したら大変面倒です

断捨離して不要なサービスを解約するためにも、アカウント管理台帳に書き出してください。

 

パスワードがわからなくても気にしない!

IDは登録完了メールに記載されていることが多いですし、多くの場合はメールアドレスがIDとなっています。しかしパスワードは登録完了メールにも記載されていることはほとんどありません。

そこで「パスワードがわからない」からといって、いろいろなパスワードを試すのはお奨めしません。
サイトによってはセキュリティー上の配慮で、一定数以上間違ったパスワードを入力するとアカウントがロックされてしまうことがあるからです。

パスワードが分からなければ、探したり、試すより、遠慮なく「パスワードが不明の方」の問い合わせを使いましょう。

通常は登録時のメールアドレス宛、パスワードの再設定の方法が送られてきます。
再設定したパスワードは、すぐにアカウント管理台帳に書き出してください。

 

どうしてもIDもパスワードも不明なときは

「アカウント作ったはずなのに調べても分からない」時はどうしたらよいでしょうか?

サービス運営会社を調査する

まずは該当のサービス会社の「ホームページを確認」したり、「サービス名を検索」して、運営会社の信頼度をしっかりと調査しましょう。ポイントは以下の点となります。

  1. まず「サービス名」を検索してみましょう
    実際に使われているサービスなら必ず検索すればヒットします。また「サービスはすでに停止された」とか「閉鎖した」事が分かれば、サービス会社が存続しているか確かめましょう。
    サービス会社が存続していたり、他の会社に譲渡されていた場合は、サービスを止めた経緯や個人情報をどのように扱ったか(例、お預かりした個人情報は、当方で責任持って削除いたしました)といった記載があるはずです。
    サービス会社がなければ、「閉鎖」としてアカウント管理台帳に分かる内容だけ記載しておきましょう。
  2. しっかりした運営組織を持った社会的信用のある会社か?
    ・会社名・・心当たりがない場合は「検索」してみましょう。
    ・所在地・・住所は必ず検索してみて、実在する住所か確認しましょう。Googleマップで確認すれば万全です
    ・電話番号の記載はあるか・・これも検束すると使われているかどうか判断できます。
    ・代表者、責任者名などの記載があるか?
  3. 「問合せ先」や「ヘルプ」「サイトの使い方」といったサポートページがあるか?
    あれば、その中から「アカウント情報が不明な場合」の問い合わせ方法を調べてください。
  4. サービス名も会社も全く分からない場合。
    放置してはいけません。「不明」としてアカウント管理台帳に分かる内容だけ記載しておきましょう。ここで使っていたIDやパスワードは要注意です。

閉鎖されたり運営会社がなくなったサービスも無視や放置はいけません!

当サイトでも以下のページ他、何度もご説明しますが、
同じIDやパスワードを使い回していた場合、閉鎖されたサービスから流出して大きなトラブルに繋がることがしばしばあります。
放置しないで必ずアカウント管理台帳に記録してください。

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まとめ:
アカウントの断捨離は一度やっておくと、楽にデジタルが使えるようになります

誰もが「よく分からない」「大丈夫かな」と不安な気持ちで使っているアカウント。しかし思い切ってきちんと整理すると、すっきりして不安なく使えるようになりますよ。
アカウントは思ったよりたくさんありますが、上でご説明したように、ブラウザーから抜き出したり、メールを検索してみると、意外に早く作業が進みます。アカウントを「デジタル遺品とデジタル遺産」に分けて探すと見落としも少なくなります。

 

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